Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được sử dụng để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Việc cấp chứng từ này cần thực hiện theo mẫu quy định để đảm bảo sự đồng nhất trong nội dung. Căn cứ theo Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định về nội dung chứng từ như sau:

– Trong chứng từ này cần thể hiện rõ được tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

– Cùng với đó là thông tin của người nộp gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

– Những thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế) cũng không thể thiếu khi lập chứng từ;

– Liên quan đến Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

– Đồng thời cũng phải kể đến các khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

– Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

– Cuối chứng từ sẽ cần có thêm họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Trên thực tế, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, trong đó phải kể đến một số mục đích sử dụng giải quyết vấn đề về thuế như sau:

+ Chúng từ này là một trong những giấy tờ quan trọng trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế (đã được quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP);

Hướng giải quyết đối với trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

– Trong một số trường hợp cần chứng minh khoản thuế mà cá nhân được khẩu trừ theo quy định của pháp luật thuế thì cũng có thể dùng chứng từ này. Từ đó, cá nhân xác định được liệu mình có phải thực hiện nghĩa vụ đóng thuế thu nhập cá nhân hay không, mức khấu trừ có chính xác;

– Đồng thời, cũng có thể chứng minh sự minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền mà cá nhân được khấu trừ thuế.

2. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

Tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì có quy định về thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế như sau Việc lập chứng từ khấu trừ thuế sẽ thực hiện tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

Trước đây thì chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi được cơ quan có thẩm quyền cấp cho cá nhân có thể là bản giấy hoặc bản điện tử với đầy đủ các nội dung mà pháp luật quy định. Tuy nhiên, tính đến ngày 01/7/2022, khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP được áp dụng trên thực tế thì chứng từ khấu trừ thuế cho tất cả doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản điện tử.

Việc thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bản điện tử phải thực hiện theo Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được phép tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử nhưng vẫn phải đảm bảo chứng từ đó có đủ các nội dung bắt buộc theo quy định. Những nội dung được ghi nhận trong chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được thể hiện một cách đầy đủ, chính xác các nội dung, đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sau lệch khi cá nhân tiếp cận thông tin.

Việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân chỉ được thực hiện với số lượng nhất định và hiện được điều chỉnh trong nội dung tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể với các trường hợp sau đây:

+ Nếu cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: thì có thể được yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế;

+ Còn trong trường hợp mà cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: Chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế cho cá nhân.

3. Không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN có vi phạm pháp luật không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, có quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

– Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều 25 Thông tư này cần phải cấp chứng từ khấu trừ thuế nếu nhận được đơn yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Đối với trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì sẽ không được cấp chứng từ khấu trừ.

Với quy định này thì hoạt động cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là yêu cầu bắt buộc đối với tổ chức cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của cá nhân trước khi trả thu nhập cho người đó nếu chính cá nhân bị khấu trừ thuế có yêu cầu.

– Bên cạnh đó, theo nội dung đã được trình bày trong Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

– Những trường hợp mà cá nhân được quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu bị khấu trừ thuế thuộc bao gồm:

+ Thực hiện hoạt động này trong trường hợp khấu trừ đối với thu nhập của cá nhân không cư trú.

+ Tiến hành khấu trừ đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của người lao động;

+ Còn phải kể đến việc khấu trừ đối với thu nhập từ làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản;

+ Đồng thời, Khấu trừ đối với thu nhập từ đầu tư vốn mà cá nhân có yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế;

+ Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.

+ Khấu trừ đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá  nhân không cư trú cũng nằm trong trường hợp nêu trên;

+ Thực hiện việc khấu trừ đối với thu nhập từ trúng thưởng;

+ Khấu trừ đối với thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.

+ Khấu trừ đối với khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).

Như vậy, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là một trong những giấy tờ có vai trò quan trọng, hoàn thiện hồ sơ quyết toán thuế nên khi tổ chức cá nhân trả thu nhập nhận yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ thuế thì phải cấp chứng từ này nếu thuộc trường hợp đã phân tích nêu trên. Số lượng lần cấp chứng từ sẽ phụ thuộc vào việc người lao động có ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động bao nhiêu tháng.

Lưu ý: Trong trường hợp mà bảo quản tài liệu kế toán (chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân) không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000.

Văn bản pháp luật được sử dụng:

– Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Thông tư số 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân